Erfolgsmagazin

Die Globalisierung hat auch positive Seiten – nicht nur Konzerne, sondern auch immer mehr KMUs finden einen Zugang zu fernen Märkten. Entweder sie betreiben eigene Niederlassungen oder haben zumindest Partner, Lieferanten oder Kunden in Gegenden der Welt, die nicht gleich um die Ecke liegen. Die Folge: explodierende Reisekosten.

Im Zeichen der Krise machten sich viele Unternehmen auf die Suche nach radikalen Kosteneinsparu ngen – und glaubten, in den Reisekosten einen entsprechenden Kandidaten gefunden zu haben: Streichung der Fernreisen, Kürzung der gefahrenen Autokilometer und stattdessen Griff zum Tele fon oder E-Mail-Kommunikation. Was aber in der Spareuphorie zu wenig beachtet wurde, war ein Sinken der Qualität von Entscheidungen sowie eine deutliche Reduktion der allgemeinen Kommunikationsqualität. Grenzüberschreitende Teambuilding-Prozesse oder Etablierung von firmeninternen Personen-Netzwerken wurden nahezu unmöglich und manche Unternehmen begannen, diese negativen Einflüsse auch in der Performance zu spüren.

Telepresence-Lösungen der jüngsten Generation.
Abhilfe schafft hier wieder einmal die gute, alte Technologie: Telepresence-Lösungen der jüngsten Generation vermitteln das Gefühl, als ob der Gesprächspartner wirklich vis-a-vis sitzen würde und tatsächlich durch Mimik und Gestik auf Ihre Aussagen reagiert. Sie erleben eine Qualität der Kommunikation, die sich von den herkömmlichen Medien wie Telefon oder E-Mail, aber auch von Video-Conferencing deutlich unterscheidet.

Da es mittlerweile einige Anbieter auf diesem Markt gibt, existieren jede Menge an technologisch und preislich verschiedenen Lösungen. Dank der Verwendung von Breitband-Internet gibt es schon Einstiegsmodelle ab EUR 2.000, nach oben gibt es Telepresence – Konferenzanlagen, welche sämtlichen Komfort bieten, bis EUR 200.000. Was sind also nun die wichtigsten Kriterien für derartige Systeme? Meiner Meinung nach muss vorwiegend auf 3 Dinge geachtet werden:

• Lippensynchronität: nur wenn wirklich keine Zeitverzögerung auftritt, erleben Sie das „Live-Gefühl“; vergehen hingegen auch nur ein paar Zehntelsekunden, bis eine Reaktion  wahrgenommen wird, erinnert das eher an Video-Conferencing, was nicht wirklich ein Massenprodukt wurde. Natürlich verbirgt sich hinter dem Kriterium Lippensynchronität die Bandbreite des Netzwerks: eigenes Netzwerk oder Verwendung des ganz normalen Internets? Nicht zuletzt eine Kostenfrage!

• Bedienerfreundlichkeit: die besten Anbieter schaffen es, den technisch eher komplizierten Vorgang (einwählen, Verbindungsaufbau, Präsentationsmedien anschließen, …) durch eine intuitive Benutzerführung derart zu simplifizieren, dass die Bedienung fast schon „managersicher“ ist.

• Offenheit des Systems: Manche Anbieter schränken gerne auf das interne Unternehmensnetzwerk ein, sind also quasi proprietär unterwegs. Wichtig ist an dieser Stelle, technisch zu jedem Partner Zugang zu finden, egal welchen Anbieter von Telepresence-Lösungen dieser bevorzugt. Nur so stellen Sie sicher, zu Ihrem Lieferanten in China auch tatsächlich verbunden werden zu können.

Interessante Faktoren.
Weniger wichtig, aber durchaus optisch interessant sind Faktoren wie Augenkontakt oder 3D-Effekte, die manche Anbieter im Programm habenWelche Vorteile haben nun Telepresence-Lösungen für Unternehmen? Auf der Hand liegen einmal die Einsparungen im direkten Reisebereich (Flugtickets, KM-Gelder), aber auch im indirekten Kostenblock für Reisen wie Hotelkosten, Restaurantrechnungen, Tag- und Nächtigungsgelder, Taxi, Leihautos, Meetingräume, etc.

Signifikante Verbesserungen der Planbarkeit.
Signifikante Verbesserungen erreicht man auch im Bereich der Planbarkeit. Ende mit unerwarteten Flugverspätungen oder mühsamen Security-Checks am Flughafen, daraus resultierende Verschiebungen von wichtigen Meetings – einige Teilnehmer sind aber doch vor Ort und warten. Die Telepresence-Konferenz beginnt zum festgelegten Zeitpunkt und die Teilnahme ist planbar. Damit in engem Zusammenhang stehen Produktivitätsgewinne: Abfahrt zum Flughafen, Check-In, Flugzeit, Transfer zu den Konferenzräumlichkeiten – fast alles unproduktive Zeit, die Management und Mitarbeiter hier verbringen, da nicht überall gearbeitet werden kann.

Ein weiterer Aspekt ist die eigene persönliche Sicherheit, da trotz endloser Checks am Flughafen dennoch ab und zu ein Flieger unerwartet den Himmel verlässt. Der beste Schutz dagegen ist Nichtfliegen. Speziell zu empfehlen für Leute mit Flugangst!

Da Flugreisen meistens an den Tagesrand verlegt werden (Frühflug – Meeting – Rückflug an einem Tag sind keine Seltenheit), werden die Reisenden oft zu längeren Dienstzeiten genötigt, ohne dass die Reise als solche aufscheint. Manchmal eine Attacke auf die work-life-balance.

Letztlich dann noch der grüne Aspekt: Durch Vermeidung von Reiseaktivitäten sparen Sie als Unternehmen Tonnen von CO2 ein oder nehmen gleich mehrere virtuelle Autos von den Straßen, was in einer Nachhaltigkeitsbilanz gut für Ihr Unternehmen kommt!

Return on Investment
Entscheidend für den Return on Investment ist jedoch die konsequente Umsetzung der Philosophie, die Mehrzahl der Reiseaktivitäten (wichtige Live-Meetings wird es nach wie vor geben) durch Telepresence-Konferenzen zu ersetzen. Dazu ist es notwendig, in die internen Prozesse wie Reiserichtlinien oder Genehmigungsverfahren einzugreifen. Am besten gleich unterstützt durch geeignete Controlling-Prozesse, wo von Beginn an die notwendigen Messgrößen zur Verfügung gestellt werden, um die Investition zu einem Erfolg zu machen. Spezialisierte Unternehmensberater haben das alles fertig und müssen die Maßnahmen nur mehr auf Ihr Unternehmen maßschneidern, was die Kosten auch überschaubar gestaltet. Ihr Berater hilft Ihnen nicht nur bei der Auswahl der geeigneten Lösung, sondern hilft auch gleich bei der optimalen Finanzierung. Abhängig von der Anzahl der eingesparten Reisen rechnet sich eine Telepresence-Lösung meist schon innerhalb eines Jahres und bei der geeigneten Finanzierungslösung ist der Einsatz bei allen Vorteilen sogar Cash-Flow neutral. Ein Einsatz, der sich unterm Strich nachhaltig lohnt!

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Mag. Wolfgang Bartholner

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Mag. Wolfgang Bartholner
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