Erfolgsmagazin

10 Tipps für das Vermeiden von Zahlungsverzögerungen.
Aufgrund der derzeitigen Wirtschaftsflaute rechnen Experten mit einem Rückgang der Zahlungsmoral in Österreich. Im Hinblick auf zu erwartende Zahlungsverzögerungen sind die rund 186.000 Kleinst- und Ein-Personen-Unternehmen in Österreich besonders betroffen. Denn werden Rechnungen nicht pünktlich beglichen, kann das in einem Kleinunternehmen – im schlimmsten Fall – zur Insolvenz führen.

Harald Trautsch – 2007 im Rahmen des Best Innovator Österreich mit dem Sonderpreis „Best Startup“ ausgezeichnet und heute unter anderem Gesellschafter der Webagentur Blue Monkeys – rät kleinen Unternehmen, 2009 verstärkt auf die Optimierung des Forderungsmanagements zu achten, und die Verwaltung interner Geschäftsprozesse so einfach und zeitsparend wie möglich zu gestalten:

1. Notieren Sie Ihren Zeitaufwand pro Kunden: Eine Stundenauflistung pro Kunde stellt sicher, dass Sie für Ihren Zeitaufwand entsprechend bezahlt werden. Damit können Sie Ihren Kunden zudem auf den Aufwand für bestimmte Projekte aufmerksam machen und rechtfertigen so die Höhe der Bezahlung.
2. Erinnern Sie Ihre Kunden an noch offene Rechnungen: Sie können Ihren Kunden in Meetings oder wöchentlichen Updates mit Projektfortschritten daran erinnern, welche Rechnungen noch offen sind. So erhöhen Sie die Chance, dass die Rechnung beglichen wird.
3. Legen Sie Rechnungen zeitgerecht: Sobald ein Projekt beendet ist, können Sie die Rechnung an den Kunden stellen. Ein neues Projekt sollten Sie möglichst nur dann beginnen, wenn die Rechnung für das Vorangegangene beglichen wurde.
4. Nutzen Sie die Planungsphase eines Projektes: Die meisten Auftraggeber sind zu Beginn eines Projektes eher flexibel. Nutzen Sie diesen Moment, um Zahlungsbedingungen zu vereinbaren (z.B. Akonto-Zahlungen).
5. Verschwenden Sie keine Zeit mit Rechnungen: Wiederkehrende Rechnungen können heute mit ein paar Klicks erstellt werden. Das spart Ihnen Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft sinnvoll nutzen können.
6. Automatisieren Sie Ihr Mahnwesen: Je eher Sie über verzögerte Eingänge informiert sind, umso eher erhalten Sie Ihre Zahlungen. Richten Sie ein Mahnwesen ein, dass Sie automatisch über Zahlungsrückstände informiert.
7. Achten Sie auf professionelles Auftreten: Optimaler Kundenservice und professionelles Auftreten beeinflussen die Art und Weise, wie Sie auf Ihre Kunden wirken. Für gute Dienstleistungen und Produkte zahlt man lieber.
8. Machen Sie es Ihrem Kunden leicht: Geben Sie Ihren Kunden mehrere Möglichkeiten, die Rechnungen zu begleichen. Erkundigen Sie sich, ob sie bereits die fortschrittliche elektronische Rechnungslegung benutzen: Die e-Rechnung ist nicht nur ein zusätzliches Kundenservice, das Sie anbieten, sondern spart Ihnen bares Geld und Zeit, da Postgebühren und Papierkrieg entfallen und der Weg zur Post obsolet wird.
9. Nutzen Sie neue Technologien: Gerade im Finanzbereich gibt es für Kleinunternehmen Angebote, die Ihnen die Abwicklung von internen Geschäftsprozessen und Finanzabläufen erleichtern. Eine einfache Methode bietet das von den Blue Monkeys 2008 gestartete epunet.at: Ohne die Installation einer Software  können Sie über eine SSL-gesicherte Verbindung ihr gesamtes Unternehmen inkl. Angebots- und Rechnungsstellung, Lieferdaten, Mahnwesen und Umsatzentwicklung verwalten.
10. Achten Sie auf korrekte Zahlen: Sind Rechnungen falsch ausgestellt, verzögert sich die Zahlung des Kunden – oftmals liegen diese wochenlang in der Buchhaltung, ohne dass Sie wissen, warum. Vergewissern Sie sich daher, dass alle Angaben auf Ihrer Rechnung korrekt sind (z.B.: richtiger Ansprechpartner, Firmenname, UID-Nummer, etc…). Genaue Informationen hierzu finden Sie bei der Wirtschaftskammer Österreich unter www.wko.at.

Harald Trautsch, MSc
Blue Monkeys GmbH
Traungasse 2/4b
A-1030 Wien
Tel: +43 (1) 522 53 03
office@bluemonkeys.at
www.bluemonkeys.at

Erschienen in der Erfolgsmagazinausgabe Jänner 2009